Svarbi žinia įmonių vadovams ir buhalteriams: elektroninių PVM sąskaitų faktūrų spausdinimas yra bevertis - įstatymas reikalauja originalų

Visi buhalteriai puikiai žino, jog jau kuris laikas PVM sąskaitoms faktūroms nėra reikalavimo jų pasirašyti. Tai labai patogus reikalavimo pakeitimas, todėl daugelis įmonių sąskaitas faktūras siunčia elektroniniu paštu, per specializuotas apsikeitimo sistemas arba parsisiunčia iš tiekėjų savitarnos portalo. Tačiau pasikeitusi tvarka reikalauja, kad elektroninės sąskaitos  turi būti saugomos savo pradiniu pavidalu ir štai šį labai svarbų akcentą daugelis įmonių buhalterių praleido pro akis.

Priminsime, jog elektroninių PVM sąskaitų faktūrų (toliau e-sąskaitos) išrašymą, siuntimą ir saugojimą reglamentuoja Lietuvos Respublikos Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas (toliau PVM įstatymas). Ir šis įstatymas 2013 metais keitėsi, tačiau ne visi buhalteriai įsigilino į visus pakeitimus ir ką iš tikro jie reiškia realiame gyvenime. Bet apie viską iš eilės.

Situacija iki 2013 metų

Iki 2013 metų, norint išrašyti arba gauti elektronines sąskaitas faktūras, reikėjo vadovautis Valstybinės mokesčių inspekcijos prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos (toliau VMI) 2004 m. balandžio 30 d. įsakymu Nr. VA-82 patvirtintomis Elektroninių pridėtinės vertės mokesčio sąskaitų faktūrų išrašymo, išsiuntimo ir saugojimo taisyklėmis. Šiomis taisyklėmis buvo nustatytos ir visos techninės priemonės e-sąskaitų autentiškumui ir vientisumui užtikrinti: buvo būtina naudoti elektroninį parašą arba specializuotą programinę įrangą, kuri atitinka UN/EDIFACT (ISO 9735) standartus.

Taigi, be elektroninio parašo ar specialios programinės įrangos išrašytos ir elektroniniu paštu siunčiamos paprasčiausios elektroninės sąskaitos iki 2013 metų neatitiko šių taisyklių reikalavimų, todėl teisiškai jos negalėjo būti naudojamos.

Kalbant teisine kalba, paprastos sąskaitos iki 2013 metų negalėjo būti laikomos el. PVM sąskaitomis faktūromis nes nebuvo neužtikrinamas PVM sąskaitų faktūrų autentiškumas ir turinio vientisumas. Tokios elektroniniu paštu siunčiamos PVM sąskaitos faktūros buvo laikomos popierinėmis PVM sąskaitomis faktūromis ir turėjo būti saugomos popierine forma. Štai todėl bet kokio asmens el. paštu išsiųstą PVM sąskaitą faktūrą pirkėjas turėjo spausdinti ir saugoti kartu su kitomis popierinėmis PVM sąskaitomis faktūromis.

Tą sėkmingai darė (o ir iki šiol daro) dauguma buhalterių.

Kas pasikeitė nuo 2013 metų

Siekiant supaprastinti el. PVM sąskaitų faktūrų naudojimą ir jas suvienodinti su popierinėmis PVM sąskaitomis faktūromis ir atsižvelgiant į 2010 m. liepos 13 d. Europos Tarybos direktyvos 2010/45/ES įgyvendinimą, nuo 2013 metų įsigaliojo naujos PVM įstatymo nuostatos, susijusios su el. PVM sąskaitų faktūrų išrašymu.

Nuo 2013 metų sausio 1d. įsigaliojo PVM įstatymo 79 str. 11 d. naujos nuostatos, kurios skelbia, kad PVM sąskaitos faktūros kilmės autentiškumą, turinio vientisumą ir įskaitomumą asmuo gali užtikrinti bet kokiomis verslo kontrolės priemonėmis, kuriomis sudaroma galimybė patikimai patikrinti PVM sąskaitos faktūros ir ja įforminto prekių tiekimo arba paslaugų teikimo sąryšį. O Lietuvos Respublikos finansų ministerijos 2004 m. balandžio 30 d. įsakymu Nr. VA-82 patvirtintos Elektroninių pridėtinės vertės mokesčio sąskaitų faktūrų išrašymo, išsiuntimo ir saugojimo taisyklės nuo 2013 metų sausio 1d. netenka galios.

Taigi, nuo 2013 metų nėra reikalaujama taikyti kokios nors konkrečios el. PVM sąskaitų faktūrų išrašymo technologijos. Tiesa, el. PVM sąskaitų faktūrų autentiškumą ir vientisumą galima užtikrinti ir taikant apsikeitimo elektroniniais duomenimis ir saugaus elektroninio parašo technologijas, tačiau šis reikalavimas jau nėra privalomas. Tačiau nauja tvarka nurodo, kad elektroninė PVM sąskaita faktūra gali būti naudojama tik tuo atveju, kai yra išankstinis pirkėjo sutikimas.

Vadinasi, įprastinė PVM sąskaita faktūra, tradiciškai siunčiama el. paštu, jau gali būti laikoma el. PVM sąskaita faktūra ir vertinama taip pat, kaip ir popierinė PVM sąskaita faktūra. Ir tokiu būdu gautos elektroninės sąskaitos spausdinti jau nebereikia.

Negana to, yra dar vienas svarbus įstatymas, kuris ir suformuoja galutinį naujos tvarkos vaizdą. Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo 78 straipsnio (Apskaita ir dokumentų saugojimas) 7 dalis sako, kad: „Apmokestinamieji asmenys privalo saugoti dokumentus tokios formos (rašytinės ar elektroninės), kokios jie buvo išsiųsti ar pateikti, ir užtikrinti, kad per visą dokumentų saugojimo laikotarpį būtų išlaikytas PVM sąskaitų faktūrų kilmės autentiškumas ir turinio vientisumas <...>“

Ką apie tai sako VMI

2016 metų gegužės 25 dieną Lietuvos buhalterių ir auditorių asociacija (LBAA) kreipėsi į valstybinę mokesčių inspekciją (VMI) su klausimu ar elektroniniu būdu parengta ir išsiųsta PVM sąskaita faktūra privalo būti saugoma elektroniniu būdu? Ar vietoje elektroninės formos galima saugoti popierinę PVM sąskaitos faktūros kopiją, jei ji buvo išsiųsta tik elektronine forma?

2016 metų birželio 23 dieną VMI atsakė (rašto Nr. (32.39-PVM) RM-18246), kad jei sąskaita yra elektroninės formos, ji ir privalo būti saugoma elektroninėje formoje, o popierinė dokumento forma yra netinkamas dokumentas VMI tikrinimo metu.

Kaip įpročių pakeitimas palengvintų buhalterinę apskaitą

Nors šiandien daugelyje įmonių ir toliau laikomasi senos tvarkos - visos sąskaitos, net ir elektroninės, yra spausdinamos ir saugomos segtuvuose, tačiau toks elgesio šablonas yra visiškai nebetinkamas: elektronines sąskaitas, taip kaip jas apibrėžia  PVM įstatymo nuostatos, saugoti reikia elektroniniame registre.

Spausdinti šių dokumentų prasmės nėra iš viso, nes saugojimui tai netinka. LBAA informacinių technologijų darbo grupės ir BSS IT įmonės vadovas Nerijus Jankauskas sako, kad sąskaitų spausdinimas yra per laiką susiformavęs įprotis, nes buhalteriui suvesti duomenis į buhalterinę programą yra patogiau atsispausdinus ir pasidėjus lapą šalia. Tačiau tai tik įpročio klausimas, todėl pašnekovas siūlo pabandyti dirbti su dviem monitoriais. Viename ekrane matysite sąskaitą, o kitame vesite duomenis į buhalterinę programą.

Nors įpročius nugalėti sunku, tačiau lyginant su dokumentų spausdinimu  dviejų monitorių sprendimas turi neabejotinų privalumų - vedant duomenis, juos tiesiog galima iš karto nukopijuoti ir įkelti į programą. Taip ženkliai mažėja tikimybė suvedimo metu padaryti klaidų, pavyzdžiui, ranka suvedant banko sąskaitos numerį iš 30 simbolių.

Patirtis, iš kurios verta pasimokinti

Priminsime, jog sąskaitas faktūras reikia saugoti 10 metų, taip pat ir elektronine forma. Be to, reikia užtikrinti, kad mokesčių administratoriui paprašius, būtų suteikta prieiga prie visų elektroninėse priemonėse esančių duomenų.

Nerijus Jankauskas pasakoja, kad į BSS IT kreipėsi klientas, buhalterinės apskaitos paslaugas teikianti įmonė, dėl sąskaitų archyvavimo.

Kaune veikianti įmonė susidūrė su situacija, kai patikrinimo metu VMI administratorius paprašė originalių elektroninių sąskaitų faktūrų už TEO paslaugas. Kaip ir daugelis kitų įmonių, pastaroji su TEO buvo sudariusi savitarnos svetainės „MANO TEO“ sutartį, kurioje yra formuluotė, kad „Naudodamasis MANO TEO Klientas sutinka elektroniniu būdu gauti visas sąskaitas, prilyginamas popierinėms sąskaitoms, už TEO suteiktas paslaugas ir atsisako popierinių sąskaitų siuntimo paštu“.

Kuomet įmonė VMI administratoriui pateikė spausdintas TEO sąskaitas, šis paaiškino, tokios formato sąskaitos yra laikomos kopijomis ir patikrinimui jos netinka, tad neradus elektroninių originalų gali tekti išimti tas sąskaitas iš sąnaudų.

VMI tikrintos įmonės darbuotojai skyrė daug laiko ir pastangų, kad išrinktų iš elektroninių laiškų archyvo gautas sąskaitas, tad ši istorija baigėsi laimingai ir jokių mokestinių pasekmių įmonei nekilo.

Sakysite, jog galbūt tai buvo pernelyg uolus mokesčių administratorius? Tačiau ar galima remtis į žmoniškumą, kai įstatyme parašyta juodu ant balto: sąskaitos faktūros turi būti saugomos originalo pavidalu. Tuo labiau, jog dabar tam apstu pačių įvairiausių priemonių. BSS IT įmonės vadovas Nerijus Jankauskas kviečia pasidomėti specializuotomis dokumentų valdymo sistemomis, kurios leistų patogiai registruoti, saugoti ir pagal poreikį pateikti mokesčių administratoriui reikalingus dokumentus elektronine forma. Taip neliks jokios rizikos, o ir pačiai įmonei gerokai palengvės ne tik buhalterinės informacijos suvedimas, bet ir jos saugojimas – juk spausdinti dokumentai užima daug vietos, o per metus jų prisikaupia tiek, kad dokumentų spintose greitai ima stigti vietos.